W dobie cyfryzacji coraz więcej spraw załatwiamy online – korzystamy z usług takich jak ePUAP czy Profil Zaufany, które umożliwiają składanie dokumentów urzędowych bez wychodzenia z domu. Zakupy w sieci, bankowość elektroniczna czy elektroniczne składanie wniosków urzędowych to już codzienność. Jednym z kluczowych elementów bezpiecznej komunikacji w internecie stał się podpis elektroniczny, który – co istotne – jest coraz szerzej uznawany na równi z tradycyjnym podpisem odręcznym. Jakie przepisy regulują tę kwestię i dlaczego ma to znaczenie dla przedsiębiorców oraz osób prywatnych? Poniżej znajdziesz najważniejsze aspekty prawne, które warto znać.
Podpis elektroniczny – definicja i zastosowanie
Zgodnie z przepisami, podpis elektroniczny to dane w formie elektronicznej, które służą do jednoznacznego identyfikowania osoby składającej podpis. W praktyce jest to zbór informacji (np. certyfikat, klucze kryptograficzne) potwierdzających tożsamość podpisującego i zabezpieczających treść dokumentu przed nieautoryzowanymi zmianami.
Podpis elektroniczny jest stosowany w coraz szerszych obszarach – od podpisywania umów handlowych, poprzez składanie deklaracji podatkowych, aż po zgody marketingowe czy różnego rodzaju oświadczenia. Z punktu widzenia przepisów prawa, kluczowa jest pewność, że podpis został faktycznie złożony przez wskazaną osobę oraz że dokument nie został w międzyczasie zmieniony. Przykładowo, w przypadku podpisywania umowy najmu mieszkania na odległość, brak możliwości weryfikacji autentyczności podpisu może prowadzić do sporów dotyczących ważności dokumentu lub tożsamości stron.
Równoważność podpisu elektronicznego z podpisem odręcznym
Już od kilku lat na gruncie przepisów Unii Europejskiej – w tym rozporządzenia eIDAS (EU 910/2014) – podpis elektroniczny, zwłaszcza kwalifikowany podpis elektroniczny, jest uznawany za prawnie równoważny z podpisem odręcznym. Oznacza to, że dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym wywołuje takie same skutki prawne jak podpis papierowy.
Na poziomie polskiego prawa kwestie te reguluje m.in. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, która wdraża przepisy unijne (rozporządzenia eIDAS) do krajowego systemu prawnego. Wcześniej obowiązującym aktem była Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, która została uchylona z chwilą wejścia w życie nowej regulacji. Obecnie to ustawa o usługach zaufania ma charakter kompleksowy i całościowo zastępuje wcześniejsze przepisy, definiując zarówno kwestie techniczne, jak i organizacyjne związane z funkcjonowaniem podpisu elektronicznego. Dzięki temu elektronicznie podpisane dokumenty są respektowane przez urzędy, instytucje państwowe i podmioty prywatne – pod warunkiem, że podpis spełnia wymagania określone w przepisach (np. jest odpowiednio weryfikowalny i pochodzi z zaufanego źródła).
Klasy podpisów elektronicznych
W regulacjach wyróżnia się kilka rodzajów podpisów elektronicznych, z czego najczęściej mówi się o trzech:
- Podpis zwykły (elektroniczny) – zapewnia jedynie podstawowy poziom bezpieczeństwa i nie zawsze jest uznawany za w pełni równoważny z podpisem odręcznym w kontekście prawnym. Przykładem może być podpis w systemie typu e-mail lub zaznaczenie akceptacji w formularzu internetowym.
- Zaawansowany podpis elektroniczny – bazuje na infrastrukturze klucza publicznego (PKI), który umożliwia weryfikację tożsamości podpisującego. Zapewnia też większą ochronę przed zmianą podpisanych danych. Przykładem jego zastosowania może być podpisywanie dokumentów w systemach do elektronicznego obiegu dokumentów w firmach, takich jak Autenti czy DocuSign, gdzie wymagane jest potwierdzenie tożsamości i integralności dokumentów. – bazuje na infrastrukturze klucza publicznego (PKI), który umożliwia weryfikację tożsamości podpisującego. Zapewnia też większą ochronę przed zmianą podpisanych danych.
- Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) – to najbardziej zaawansowana i bezpieczna forma podpisu elektronicznego. Musi być wystawiony przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania (tzw. Qualified Trust Service Provider). Wywołuje skutki prawne równoważne z podpisem własnorzęcznym i jest akceptowany we wszystkich krajach UE.
Podstawy prawne w Polsce i w Unii Europejskiej
Najważniejszym aktem prawnym jest wspomniane wyżej rozporządzenie eIDAS (EU 910/2014), które ustanawia ramy prawne dla identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w całej Unii Europejskiej. Uzupełnieniem tego rozporządzenia w Polsce jest m.in. Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, określająca:
- Warunki świadczenia usług zaufania (tj. wydawania certyfikatów),
- Zasady funkcjonowania dostawców usług zaufania,
- Uprawnienia i obowiązki instytucji nadzorujących rynek usług zaufania.
W praktyce oznacza to, że dokumenty podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym muszą być akceptowane w obrocie prawnym tak samo jak dokumenty z podpisem odręcznym. Co ważne, podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym jest respektowany w całej Unii Europejskiej.
Dlaczego warto stosować podpis elektroniczny?
- Oszczędność czasu i kosztów: Eliminujemy konieczność drukowania, podpisywania i wysyłania dokumentów pocztą lub kurierem.
- Wygoda: Wszystkie formalności można załatwić zdalnie – niezależnie od miejsca i czasu.
- Bezpieczeństwo: Zaawansowane technologie kryptograficzne i certyfikaty kwalifikowane skutecznie chronią przed fałszerstwem i nieautoryzowanymi zmianami.
- Pewność prawna: Kwalifikowany podpis elektroniczny jest uznawany w Polsce i w całej UE, co minimalizuje ryzyko prawne.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy podpisu elektronicznego?
- Status dostawcy: Upewnij się, że to kwalifikowany dostawca usług zaufania, figurujący w oficjalnych rejestrach (np. w europejskim TSL – Trusted List).
- Weryfikacja tożsamości: Dobrze, jeśli możesz szybko i wygodnie potwierdzić swoją tożsamość (np. korzystając w usług Inspektora, który dojedzie do Twojego biura).
- Opinie klientów: Sprawdź, czy dostawca cieszy się zaufaniem i pozytywnymi opiniami dotychczasowych użytkowników.
- Wsparcie techniczne: Zwróć uwagę na dostępność pomocy, zwłaszcza gdy masz ograniczoną wiedzę techniczną lub potrzebujesz szybkiej konfiguracji i instalacji certyfikatu.
Wdrożenie podpisu elektronicznego – od czego zacząć?
Jak widać, podpis elektroniczny ma solidne podstawy prawne, jest całkowicie bezpieczny i – co najważniejsze – uznawany za równoważny z tradycyjnym podpisem odręcznym. Wystarczy wybrać odpowiedniego dostawcę usług zaufania, aby w pełni cieszyć się zaletami e-podpisu w swojej firmie czy w sprawach prywatnych.
Jeśli zależy Ci na szybkim i bezproblemowym wdrożeniu podpisu elektronicznego, skorzystaj z oferty podpisuj.pl. Oferujemy kompleksowe wsparcie – od doradztwa w wyborze najlepszego rozwiązania, przez pomoc w procesie weryfikacji tożsamości, aż po instalację i konfigurację certyfikatu. Nasze rozwiązania są elastyczne, intuicyjne i dostosowane zarówno do potrzeb firm, jak i osób prywatnych. Dzięki nam zyskasz pewność, że podpisujesz dokumenty zgodnie z obowiązującym prawem – szybko, wygodnie i bezpiecznie.